Viết bài PR là một hoạt động không còn xa lạ với giới truyền thông. Một bài viết PR hiệu quả sẽ thu hút nguồn khách hàng tiềm năng, tạo nhiều cơ hội mới cho doanh nghiệp. Bài viết PR còn giúp doanh nghiệp nổi bật hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể nắm chắc được các bước viết bài PR và hiểu rõ bài PR là gì. Điều này có thể dẫn đến hiệu quả ngược đối với bài PR. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để bỏ túi 3 công thức viết bài PR cực đơn giản và ấn tượng.
Bài PR là gì?
Bài viết PR giới thiệu các sản phẩm và hoạt động của 1 doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, khác với những bài viết quảng cáo thông thường, bài viết PR mang đến những thông tin hấp dẫn, hữu ích, tạo sự khách quan và uy tín cho người đọc.
Bài viết PR chứa thông tin dưới dạng hình ảnh cô đọng, bắt mắt và tạo sự tò mò cho khách hàng. Vì vậy, bài PR sẽ đạt được mục tiêu giúp khách hàng hiểu rõ hơn về các sản phẩm của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và hứng thú.
Cách tạo một bài PR hiệu quả
Nhưng làm thế nào để chúng ta biết thế nào là một bài viết PR hoàn hảo? Một bài viết PR cho doanh nghiệp nên chứa những yếu tố nào?
Một bài viết PR hiệu quả đáp ứng được mục tiêu truyền thông, chuyển đổi và định hướng khách hàng. Tuy nhiên, để có được những bài viết PR hữu ích thật không hề đơn giản. Để có được một bài viết chỉn chu đòi hỏi người viết bài PR có nhiều kỹ năng cùng kinh nghiệm nắm bắt khách hàng.
Chẳng hạn như một nghệ sĩ kịch câm sử dụng toàn bộ cơ thể của mình, thậm chí cả lông mày, để truyền tải và lột tả cảm xúc và thông điệp. Viết bài PR cũng vậy, chúng ta phải vận dụng hết sức mạnh của ngôn từ để đem thông điệp đến khách hàng. Khách hàng thích bài viết của công ty khác hơn của bạn? Điều đó có nghĩa là bạn đang mất khách hàng. Những bài viết PR chưa chuẩn sẽ mang lại cảm giác khó chịu, và gây nhàm chán đối với khách hàng.
Cách bước viết bài PR đơn giản
Nếu bạn muốn xây dựng một bài viết PR hoàn chỉnh, cùng với công thức đơn giản, hãy theo dõi các bước sau
Bước 1: Xác định mục tiêu trước khi viết bài PR
Bạn cần trả lời cho câu hỏi: “Mục đích viết bài này là gì?” “Bạn mong chờ kết quả nào từ bài viết?”.
Bước này xây dựng nền tảng vững chắc trước khi bạn bắt đầu viết bài PR. Khi bạn hiểu rõ được đối tượng mục tiêu muốn nhắm đến cũng như mục đích viết bài, thì các bước còn lại sẽ dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, nắm chắc được mục đích viết bài PR tránh mất thời gian vào các nội dung lan man, kém chất lượng. Vì vậy, hãy chắc chắn bạn nắm rõ được mục đích cho một bài viết PR.
Các mục đích doanh nghiệp thường sử dụng khi cần viết bài PR như sau:
- Bài PR giúp Push Sales
- Bài PR làm tăng mức nhận diện thương hiệu của bạn
- Bài PR sẽ giải quyết các vấn đề truyền thông mà doanh nghiệp đang đối mặt
Bước 2: Xác định rõ ràng chủ đề cần viết bài PR
Bạn cần tra cứu thông tin về chủ đề của bài viết nhằm đưa đến một trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Khi chủ đề được xác định rõ, rất dễ dàng để tìm được cảm xúc, cách diễn đạt, trình bày, giúp tăng khả năng tiếp cận khách hàng hơn.
Hãy thử cân nhắc đến các yếu tố quan trọng cho chủ đề của một bài viết PR. Bài viết của bạn đang nhắm đến điều gì? Sản phẩm, hay thương hiệu, hoặc chương trình quảng cáo của công ty.
Bước 3: Đối tượng mục tiêu là ai?
Đối tượng mục tiêu của truyền thông là mối quan hệ quan trọng mà công ty cần tạo ra. Người viết bài PR phải luôn xác định nhóm mục tiêu mà bài viết nên hướng đến. Bạn phải có khả năng xác định: Bạn muốn giao tiếp với ai? Ai là người nhận thông tin của bạn? Họ có sở thích và sở trường gì? Đối tượng của bạn càng cụ thể thì bài viết của bạn sẽ càng chính xác và hiệu quả.
Người đọc phải được xác định cụ thể. Khi truyền tải nội dung với trẻ em phải thể hiện văn bản đơn giản, nhiều hình ảnh, dễ hiểu trẻ sẽ tiếp thu và thích thú. Khi bạn tạo nội dung với những người có kiến thức và chuyên môn đặc biệt, bạn cần phải có lập luận và bằng chứng. Tầm nhìn của bạn cũng phải khác biệt và thú vị. Nhờ đó, độc giả mới sẵn sàng chấp nhận những gì bạn viết ra trong một bài PR. Viết bài PR cũng tương tự như vậy, hãy nghiên cứu và phân tích từng chi tiết về đối tượng mục tiêu bạn hướng đến.
Viết bài PR cho một nhóm quá lớn thường không hiệu quả. Nhắm mục tiêu đối tượng nhỏ hơn sẽ mang lại kết quả tốt hơn. Một số đối tượng nhất định có nhiều khả năng tương tác với thông điệp của bạn và thích thú hơn
Bước 4: Thông điệp chính của bài viết là gì?
Nói chung, độc giả chỉ nhớ một phần rất nhỏ của tất cả những gì họ đọc. Một người viết bài PR chuyên nghiệp cần xác định người đọc cần nhớ điều gì. Một bài viết quá chung chung không truyền tải được thông điệp sẽ chẳng có ích gì cho bạn cả.
Chúng ta chỉ lãng phí thời gian và tiền bạc vào những bài PR như thế. Mục tiêu truyền thông chỉ có thể đạt được nếu bạn hiểu được cảm nhận của khách hàng. Hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng và suy nghĩ: “Khách hàng sẽ nghĩ gì sau khi đọc bài viết” “Anh ấy sẽ cảm thấy thế nào sau khi đọc bài viết này?”
Thông điệp chính của bài viết cần ngắn gọn, chính xác, dễ hiểu và dễ nhớ đối với người đọc. Các bài viết tạo ra nhiều kết quả thường có thông điệp chính rõ ràng và dễ nhớ. Kết quả là người đọc sẽ nhớ nội dung quan trọng và bạn đạt được mục tiêu nắm bắt khách hàng.
Ngoài ra, khi viết bài nên có cách viết hợp lý, sắp xếp sao cho khách hàng nhớ được thông điệp chính mà công ty muốn truyền tải. Bài viết không được dàn dựng và giải thích chính xác, người đọc dễ bị rối và không hiểu bạn muốn truyền tải thông điệp gì.
Bước 5: Xác định phong cách viết của bạn
Văn phong của bài viết phụ thuộc vào mục đích và đối tượng của bài viết. Khi đã xác định và phân tích được các yếu tố quan trọng kể trên. Hãy suy nghĩ về cách bạn trình bày thông điệp PR của mình.
Cân nhắc sử dụng các cụm từ và từ thích hợp
Phong cách viết khác nhau thu hút khán giả khác nhau. Bạn không thể sử dụng giọng nói và phong cách tuổi teen khi viết thư cho các doanh nhân. Nhóm đối tượng là nữ thì ngôn từ cũng nên nhẹ nhàng hơn, văn phong phù hợp hơn.
Luôn trình bày một quan điểm khách quan.
Một bài PR chuyên nghiệp không chỉ là những lời khen ngợi. Một người viết bài PR chuyên nghiệp phải hiểu tâm lý người đọc và mang đến cho họ trải nghiệm trọn vẹn hơn. Nội dung bài viết không chỉ tập trung vào lợi ích của sản phẩm mà còn phải giúp người đọc xác định được sản phẩm phù hợp với mình.
Đưa cảm xúc vào bài viết của bạn là một yếu tố quan trọng
Bài viết PR của bạn phải có hồn và khiến người đọc cảm thấy chân thật. Những bài viết đưa yếu tố cảm xúc vào ngôn từ bao giờ cũng dễ chạm đến người đọc hơn.
Phong cách viết thực sự quan trọng và ảnh hưởng đến chất lượng bài đọc của bạn. Một phong cách viết phù hợp với chủ đề và người đọc sẽ mang lại kết quả tối ưu nhất.
Bước 6: Vẽ dàn ý, ghi ý tưởng
Đến bước này, có thể xem như bạn đã có đầy đủ thông tin cần thiết để viết một bài viết PR, việc tiếp theo là sắp xếp mọi thứ theo một trật tự nhất định.
Các ví dụ như sau: Làm thế nào bạn sẽ bắt đầu một bài viết PR? Đó là một câu hỏi gợi tò mò. Một câu nói hoặc câu hỏi khiến người đọc phải suy nghĩ.
Bạn muốn người đọc hiểu điều gì khi học đọc bài viết của bạn? Tất cả các thông tin và dữ kiện phải được sắp xếp một cách logic trong một bài viết PR.
Bước 7: Bắt tay vào viết bài PR
Đây là bước bạn cần tập trung nhất. Chọn nơi làm việc/viết phù hợp và đảm bảo các yếu tố bên ngoài khác không ảnh hưởng đến bạn. Đừng truy cập mạng xã hội cho đến khi bạn hoàn thành xong nội dung của mình. Đừng quá lo lắng về câu từ, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa nó sau nhưng ý tưởng và ngữ cảnh mới là điều bạn nên tập trung vào lúc này.
Để bài viết hay và đầy đủ, hấp dẫn hơn đối với người đọc, có hàng trăm công thức viết bài PR mà bạn có thể áp dụng, nhưng đây là những công thức mà các nhà tiếp thị nội dung chuyên nghiệp thường sử dụng để viết bài PR.
PAS – Công thức viết bài PR phổ biến nhất
- Problem – Xác định vấn đề. Giới thiệu vấn đề người đọc đang gặp phải. Đánh vào sự tò mò của người đọc.
- Agitate – khuấy động. Vấn đề, sự tò mò của người đọc là như thế nào? Nếu điều này tiếp tục, điều gì sẽ xảy ra? Đây là phần quan trọng giúp bạn điều hướng người đọc.
- Solution – Giải quyết vấn đề. Một sản phẩm hoặc dịch vụ là câu trả lời cho sự tò mò của người đọc, đây là cách viết mà bạn cung cấp cho người đọc các giải pháp cho các vấn đề họ gặp phải. Đây là một trong những công thức viết bài PR được sử dụng nhiều nhất hiện nay. PAS tác động đến cảm xúc của người dùng. So với các công thức bằng văn bản khác, PAS mô tả rõ ràng tình hình sẽ ra sao nếu vấn đề vẫn tiếp diễn.
Bài viết hấp dẫn với công thức 3S.
- STAR – Ngôi sao: Thông thường, một ngôi sao có thể là nhân vật chính của câu chuyện mà bạn hướng đến. Ngôi sao là nguồn gốc của bài viết và là trọng tâm của thông điệp PR. Nhân vật chính có thể là doanh nhân, người kinh doanh, anh hùng hay công ty, thậm chí là sản phẩm của bạn. Ngôi sao còn là nguồn cảm hứng dẫn dắt người đọc.
- STORY – Kể chuyện: Khi chọn phong cách 3S, chúng ta thường dẫn dắt một cách ẩn ý để gây hứng thú, lôi cuốn người đọc vào câu chuyện trước khi đi vào chủ đề chính và cách giải quyết. Kể chuyện và giải thích dựa trên ý kiến, quan điểm của các người nổi tiếng. Họ đã làm gì? Ý tưởng của họ ở đâu? Họ đã gặp phải những khó khăn gì và họ đã vượt qua chúng như thế nào?
- SOLUTION – Đưa ra giải pháp: Những người ảnh hưởng đưa ra giải pháp gì để giải quyết vấn đề, vượt qua khó khăn và tiếp tục phát triển. Dựa vào diễn biến mà xây dựng cốt truyện. Một bài viết PR tóm tắt và cung cấp cho người đọc cả nguồn cảm hứng và giải pháp.
Strings
Đây là phong cách viết liệt kê và tóm tắt và là một trong các cách viết bài PR hiệu quả. Chuỗi hướng dẫn tạo ra một danh sách các tùy chọn khác nhau cho người đọc. Phương pháp tổng hợp thành một chuỗi thu hút người đọc bởi lượng thông tin phong phú mà bài viết cung cấp và làm hài lòng người đọc khi tìm kiếm nhiều lựa chọn.
Bước 8: Chỉnh sửa lại nội dung bài viết
Biên tập là một bước quan trọng trong bài viết PR. Những gì được viết phải luôn luôn được hoàn chỉnh. Tập trung đọc bài viết từ đầu đến cuối, nếu nó trôi chảy và bạn nhớ thông điệp chính của bài viết. Thì đó là một bài PR tốt. Nhưng câu, từ vẫn cần trau chuốt để thêm cảm xúc, dẫn dắt người đọc.
Những lỗi cơ bản khi viết bài PR
Viết bài PR có thể thu hút khách hàng, tạo điểm nhấn trong quá trình marketing. Tuy nhiên, để có một bài PR hoàn chỉnh, cần lưu ý các lỗi cơ bản thường gặp sau
Lỗi ngữ pháp
Lỗi ngữ pháp là lỗi thường gặp trong quá trình viết bài PR nói riêng, và viết các dạng bài nói chung. Người viết cần chú ý đến ngữ pháp của một câu, kiểm tra các thành phần trong câu đầy đủ, và tạo thành câu có ý nghĩa cho người đọc.
Lỗi chính tả, lặp từ
Lỗi chính tả, lặp từ là lỗi khó tránh khỏi trong quá trình viết. Bạn nên kiểm tra thật kỹ các từ không quen thuộc, thường gặp trước khi đưa vào bài viết để vô tình mắc phải lỗi này. Ngoài ra người viết nên trau dồi thêm vốn từ, đọc nhiều sách báo để chắc chắn các từ sử dụng trong bài viết PR
Lỗi sao chép nội dung
Một trong những lỗi thường gặp là lỗi sao chép nội dung. Nếu nội dung bài viết PR của bạn được sao chép từ các trang web khác, và không thêm các thông tin khác biệt cho người đọc, dẫn đến nhàm chán. Bạn nên sáng tạo các nội dung muốn truyền tải, làm cho sản phẩm, dịch vụ muốn PR trở nên nổi bật hơn.
Bài viết PR là một trong những cách truyền thông hiệu quả. Với hình ảnh và văn bản đơn giản, viết bài PR có thể tạo sự hứng thú của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp. Hãy áp dụng các bước viết bài PR trên để tạo nên các nội dung hữu ích và thiết thực cho khách hàng của bạn.
