Hồ sơ năng lực nhà thầu (hồ sơ đề xuất) là bộ tài liệu chứa tất cả các thông tin do các nhà đầu tư, nhà thầu tạo ra và nộp cho bên mời thầu dựa trên các yêu cầu có trong bộ hồ sơ mời thầu. Đây là bộ tài liệu quan trọng giúp giới thiệu năng lực, kinh nghiệm và độ uy tín của nhà thầu cho bên mời thầu, từ đó gia tăng cơ hội nhận thầu. Vậy hồ sơ năng lực dự thầu gồm những gì? Bộ tài liệu này hợp lệ khi nào? quy trình thiết kế ra sao? Hãy cùng Upcontent tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Profile/ hồ sơ năng lực nhà thầu hợp lệ khi nào?
Mẫu hồ sơ năng lực nhà thầu hoàn thiện không chỉ thể hiện trọn vẹn năng lực của công ty mà còn phải đáp ứng 6 tiêu chuẩn sau đây để trở thành bộ hồ sơ năng lực nhà thầu hợp lệ:
- Đơn dự thầu bắt buộc phải là bản gốc: Cụ thể, phải có chữ ký và dấu mộc đỏ của người đứng đầu công ty. Ngược lại, nếu đơn dự thầu không có dấu mộc đỏ, chữ ký hoặc được photo ra thì bộ hồ sơ năng lực đấu thầu sẽ bị đánh giá là không hợp lệ.
- Hồ sơ năng lực nhà thầu phải được nộp đúng thời gian và đủ nội dung: Tuân thủ thời hạn và yêu cầu của bên mời thầu. Trong trường hợp công ty dự thầu gửi muộn, sai địa chỉ hoặc thiếu một vài thông tin so với yêu cầu của bên mời thầu thì bộ hồ sơ phải được chuẩn bị lại.
- Giá dự thầu phải cụ thể: Được thể hiện cố định bằng con số, bằng chữ và phải rõ ràng, logic, phù hợp với tổng giá dự thầu trong bảng tổng hợp giá, không nên đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư và bên mời đầu tư.
- Cần lựa chọn gói thầu phù hợp: không nên tham gia quá nhiều gói thầu cùng một lúc. Bởi điều này sẽ làm cho đơn vị mời thầu nghi ngờ về năng lực cũng như khả năng hoàn thiện dự án của công ty bạn.
- Thông tin trong hồ sơ năng lực nhà thầu phải chính xác và đánh giá đúng năng lực thực tế của công ty: Trong trường hợp, bên mời thầu xác minh lại và phát hiện ra các thông tin sai lệch, họ sẽ trả lại mẫu hồ sơ năng lực dự thầu.
- Nhà thầu đảm bảo tư cách hợp lệ: Đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý và không vi phạm quy định liên quan. Cụ thể nhà thầu phải đang hoạt động và có đầy đủ giấy tờ chứng nhận về mặt pháp lý cho sự hoạt động đó và không mắc phải các sai phạm trong quy định pháp luật về mặt xây dựng và đấu thầu trước đây.
Nội dung của hồ sơ năng lực dự đấu thầu, dự thầu
| STT | Thành phần | Chi tiết |
|---|---|---|
| 1 | Đơn dự thầu | Phải được làm theo biểu mẫu dự thầu mà bên mời thầu đã đưa ra. Trong trường hợp các nhà thầu liên danh cần có thỏa thuận liên danh. |
| 2 | Bảo đảm dự thầu | Khi tham gia dự thầu, nhà thầu phải thực hiện phương pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu theo hình thức bảo lãnh do ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. |
| 3 | Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu | Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bản photo công chứng giấy phép kinh doanh các ngành nghề có điều kiện của công ty. Bản photo công chứng phải có thời hạn không quá 6 tháng. |
| 4 | Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người ký đơn dự thầu | Các giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người ký vào đơn dự thầu. Đối với các cá nhân được ủy quyền thì cần phải bổ sung thêm giấy ủy quyền kèm theo. Do người ký đơn dự thầu sẽ phải chịu toàn bộ trách nhiệm trước pháp luật và các bên trong suốt quá trình nhận và thi công dự án. |
| 5 | Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu | Trình bày các thông tin về tầm nhìn, sứ mệnh, thành tựu nổi bật mà công ty đã đạt được,… Năng lực thi công theo ngành nghề, quy mô dự án, chuyên môn thi công, trang thiết bị thi công hiện đại,… Qua đó, chứng minh rằng công ty đủ năng lực nhận dự án và đủ khả năng cạnh tranh với các bên tham gia dự thầu khác. |
| 6 | Đề xuất kỹ thuật | Bao gồm mô tả chi tiết về các phương pháp thực hiện công việc, thiết bị, nhân sự, thời gian thực hiện và bất kỳ các thông tin liên quan khác theo quy định. Đồng thời, phải chứng minh tính phù hợp của đề xuất đối với các yêu cầu về công việc và thời hạn hoàn thành. |
| 7 | Đề xuất về giá | Giá dự thầu là giá do nhà thầu ghi trong đơn dự thầu và trong biểu giá phải bao gồm toàn bộ chi phí (chưa tính giảm giá) để thực hiện gói thầu. |
| 8 | Đề xuất phương án kỹ thuật thay thế | Phương án kỹ thuật thay thế chỉ được cân nhắc khi phương án chính được đánh giá là đáp ứng yêu cầu và nhà thầu được xếp hạng cao nhất. |
| 9 | Các nội dung khác | Tùy vào bên mời thầu mà sẽ có thêm các nội dung cụ thể khác cho từng dự án. |
Cách lập hồ sơ năng lực dự thầu chuẩn, chuyên nghiệp
Sau đây là 3 bước lập hồ sơ năng lực dự thầu ấn tượng:
- Bước 1 – Tìm hiểu, phân tích kỹ về hồ sơ mời thầu và sản phẩm đấu thầu
Đây là bước tiền đề quan trọng để doanh nghiệp nắm rõ yêu cầu của nhà thầu về thành phần, nội dung và hình thức của hồ sơ. Việc phân tích kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót, đảm bảo tính hợp lệ và hoàn chỉnh của hồ sơ.
- Bước 2 – Chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu cần thiết cho bộ hồ sơ nhà thầu
Dựa trên danh sách các biểu mẫu được cung cấp trong hồ sơ mời thầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
- Bước 3 – Hoàn thiện hồ sơ
Tiến hành tổ chức và sắp xếp các thông tin được yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Đây là bước khá quan trọng, quyết định đến việc công ty của bạn có trúng thầu không. Vì vậy, bạn cần phải thiết kế và hoàn thiện bộ hồ sơ nhà thầu thật chuyên nghiệp, đúng với biểu mẫu và chứa đầy đủ các thông tin mà bên mời thầu đưa ra.
Lưu ý khi thiết kế hồ sơ năng lực đấu thầu
- Thông tin trong hồ sơ cần chính xác, cập nhật và được kiểm chứng kỹ lưỡng. Trong trường hợp xuất hiện sai xót, bạn cần gửi công văn đến đơn vị mời thầu ngay để đề nghị làm rõ.
- Các nội dung và hình thức thiết kế hồ sơ nhà thầu phải khớp với các yêu cầu và biểu mẫu có trong hồ sơ mời thầu, đặc biệt là phần biện pháp thi công. Nội dung cũng cần được trình bày súc tích, logic và thu hút người đọc.
- Khi lập đơn giá, người lập cần nắm rõ về cách thức làm dự toán, hiểu về bản vẽ thi công cũng như có khả năng bóc tách được khối lượng trong bản vẽ. Điều này giúp bạn phát hiện được tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa khối lượng và đưa ra kiến nghị kịp thời.
- Sau khi hoàn thiện hồ sơ, bạn cần kiểm tra và lưu ý đến tính bảo mật của bộ hồ sơ nhà thầu theo yêu cầu của bên mời thầu.
Mẫu profile/ hồ sơ năng lực nhà thầu đẹp
4 điểm khác biệt của hồ sơ năng lực và hồ sơ dự thầu nhà thầu cần nắm
| Hồ sơ năng lực | Hồ sơ dự thầu | |
|---|---|---|
| Mục đích sử dụng | Được sử dụng để giới thiệu thông tin cơ bản và nổi bật về doanh nghiệp đến đối tác, khách hàng. Mục tiêu là tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín và thu hút sự quan tâm, hợp tác lâu dài. | Được sử dụng riêng cho mục đích tham gia đấu thầu một dự án cụ thể. Mục tiêu là chứng minh năng lực, kinh nghiệm và sự phù hợp của doanh nghiệp với yêu cầu của nhà thầu. |
| Nội dung | – Trang bìa, giới thiệu công ty (tầm nhìn, sứ mệnh, lịch sử hình thành, giá trị cốt lõi,..) – Lĩnh vực, dịch vụ cung cấp – Báo cáo tài chính – Kinh nghiệm và thành tích – Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên chủ chốt – Các chứng nhận và giấy phép – Dự án tiêu biểu – Thông tin liên hệ | – Năng lực gói thầu – Tài liệu chứng minh năng lực tài chính -Tài liệu chứng minh kinh nghiệm -Tài liệu chứng minh tính hợp lệ của nhà thầu – Đề xuất kỹ thuật – Đề xuất về giá – Đảm bảo dự thầu. |
| Hình thức lập hồ sơ | – Cần nắm được các thông tin cơ bản của công ty. – Có các tài liệu pháp lý, tình trạng hoạt động kinh doanh,… của công ty | – Cần phải tìm hiểu kỹ hồ sơ mời thầu – Chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu đính kèm – Đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của nội dung trong bộ hồ sơ theo yêu cầu được đưa ra. |
| Cách thức lập hồ sơ | Không có quy định bắt buộc về cách thức nộp. Doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn hình thức phù hợp với mục đích sử dụng.. | Nộp theo yêu cầu và hướng dẫn có trong hồ sơ mời thầu. |
Có cần thiết kế hồ sơ năng lực dự thầu?
Hồ sơ năng lực dự thầu được thiết kế chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp nổi bật giữa các nhà thầu khác và tăng cơ hội trúng thầu. Bộ tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng mạnh mẽ với bên mời thầu. Đồng thời chứng minh năng lực thực hiện dự án của mình.
Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp tham gia dự thầu một dự án nhỏ, bên mời thầu không có yêu cầu về mẫu hồ sơ dự thầu hay khi doanh nghiệp chỉ muốn giới thiệu, quảng bá hình ảnh thương hiệu đến với các đối tác – khách hàng thì việc thiết kế hồ sơ dự thầu là điều không cần thiết. Doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết kế bộ hồ sơ năng lực công ty để sử dụng cho các trường hợp này.
Có thể thấy, hồ sơ năng lực nhà thầu chính là một ấn phẩm thiết kế quan trọng, góp phần gia tăng cơ hội trúng thầu cho công ty. Chính vì vậy, bạn nên tìm kiếm một đơn vị thiết kế hồ sơ năng lực đấu thầu chuyên nghiệp như Upcontent!
Với đội ngũ content và thiết kế chuyên nghiệp, có tư duy sáng tạo, Upcontent tự hào khi đồng hành với hơn 50 ngành nghề khác nhau trong việc mang đến các giải pháp marketing hiệu quả. Hiện tại, Upcontent đang cung cấp các dịch vụ:
